Déjà pratiqué par les grandes entreprises, le télétravail qui était jusqu’ici limité à 1 jour / semaine quand il était mis en place, a pris de l’ampleur à cause de la crise sanitaire. Depuis un an et demi, les entreprises ont donc commencé à repenser ou à faire évoluer leur immobilier vers une organisation en flex’office. Les études actuelles projettent une augmentation du télétravail dans la plupart des entreprises avec une moyenne qui passerait à 2 jours / semaine. Le passage d’une organisation traditionnelle au flex’office ne se fait pas sans outil technologique de smart office adapté.
Quelles sont les principales motivations pour passer au flex’office ?
Les principales motivations des entreprises peuvent être regroupés en 6 points :
- La réduction des coûts immobiliers avec la réduction des surfaces de bureaux due à l’essor du télétravail ;
- Une meilleure expérience humaine des salariés & une meilleure gestion vie professionnelle / vie personnelle pour les salariés ;
- Le décloisonnement des services afin d’améliorer la communication entre les différents services ;
- L’attractivité des bureaux afin d’en faire un atout en matière de marque employeur ;
- La réduction de la surface pour une meilleure localisation, ce qui peut être un atout également pour l’employeur.
Comment optimiser et améliorer la gestion de ses espaces de travail ?
Des outils de gestion des espaces de travail partagés vont donc être nécessaires pour mettre en place un flex’office efficace. La solution Ubigreen Workspace va permettre de gérer et d’optimiser l’utilisation des espaces de travail partagés via un portail SaaS ou via une application mobile dédiée My Workspace.
My Workspace, réservez en quelques clics vos espaces collaboratifs
Grâce à l’application My Workspace, vous pouvez réserver un espace de travail (poste de travail, salle de réunion), une place de parking ou une place au restaurant d’entreprise en quelques secondes.
Pour les gestionnaires, l’accès à certains metrics, comme par exemple la fréquentation du restaurant d’entreprise va être facilité via la visualisation du nombre de réservations par créneau disponible en temps réel.
Pour les salariés, réserver sa place au restaurant d’entreprise va être rapide et va permettre à l’entreprise de respecter les contraintes sanitaires en terme de jauge en faisant choisir un créneau à chaque salarié pour éviter une surfréquentation du restaurant.
Via des écrans d’affichage ou via son smartphone, le salarié va pouvoir visualiser les espaces libres et les espaces occupés en temps réel pour pouvoir trouver une place disponible rapidement que cela soit pour un espace de travail ou pour une salle de réunion.
Le flex’office : effet de mode ou évolution inéluctable ?
D’après une étude Xerfi, le flex’office a été mis en place dans 18 % des entreprises de services et 1/3 des grands groupes illustrant que de plus en plus de grandes entreprises se laissent séduire car avec la crise sanitaire, les pratiques ont profondément évolué et le télétravail s’est imposé comme un atout tant pour les employeurs que pour les salariés, quand il est bien encadré et à temps partiel, créant une marche-arrière difficilement envisageable. Vous avez un projet de flex’office ? Contacter Ubigreen, l’expert du Smart office.
